Nos banquetes e serviços especiais, em que são servidos almoços e jantares com elevado número de convivas, convém que seja estabelecido um sistema para que o hoteleiro que está a organizar o evento saiba informar os convidados sobre os seus lugares à mesa. Assim, cada convidado ou hóspede sabe que mesa e lugar lhe pertencem através dos vários sistemas de alocação que existem e que sejam convencionados pela unidade hotelaria: são eles os cartões de mesa e os cartões de mão.
Cartões de mesa: são colocados em frente a cada prato, nos lugares correspondentes aos convidados em questão. A dimensão do cartão de mesa é, em média, de 10 cm x 6 cm. Os cartões de mesa têm inscrito o logótipo (se aplicável), nome e cargo de cada convidado ou hóspede (quando se tratam de altas personalidades). Desta forma, torna-se mais fácil a identificação do próprio conviva no momento em que se dirige à mesa.
Cartões de mão: têm um layout da sala ou salão do banquete, onde as mesas estão marcadas e a posição dos convidados ou hóspedes determinada. Os cartões de mão primam pela sua enorme utilidade nos casos em que as refeições tenham um elevado número de convivas.
A sua distribuição processa-se quando os convivas chegam, sendo-lhes os cartões entregues pessoalmente. Como dito, o cartão identifica de imediato a mesa onde cada um está colocado, tal como o lugar que lhe fora designado. Os cartões de mão são uma ferramenta protocolar muito usada em Portugal, mas com convidados estrangeiros o resultado não funciona tão bem.
Os cartões têm aproximadamente 10 cm x 13,5 cm e, no verso, têm impressa a planta de uma mesa, de cor branca, dourada ou, ainda a cores (depende da circunstância) que pode ter vários formatos: retangular, redondo ou outro.
Os cartões que não foram levantados indicam-nos o número exato de convidados que não marcaram presença. Por uma questão de princípio e cortesia à mesa, determina-se meia hora (em relação à hora marcada no convite) como o tempo máximo convencionado para se aguardar por algum convidado. Diversos são os casos em que, ainda assim, o anfitrião decide prolongar este compasso de espera (e consequentemente o serviço de aperitivos), cabendo-lhe apenas e somente a ele tomar ou não esta decisão.
